Föreställ dig en grupp undersköterskor som föreläser för ledande strateger, högre chefer och politiker i hur man leder och organiserar en verksamhet. Kanske utmanar denna tanke dina antaganden om vem som bör undervisa vem och vilka roller och ansvar som hör till vilket jobb. I Sundsvalls kommun utspelades just denna scen. Detta efter att ryktet om hemtjänstens arbete utifrån Vanguardmetoden 2012 hade spridit sig till Svenska Innovationsrådet.

När man arbetar med Vanguardmetoden är det naturligt att man stöter på mängder av traditionella antaganden om hur man framgångsrikt bör leda och organisera en verksamhet. Arbetet i Sundsvall är inget undantag och lärdomarna från interventionen i hemtjänsten exponerar ett antal explicita och implicita antaganden om hur äldreomsorg bör organiseras och ledas. Ett vanligt antagande är t ex att man inte kan lita på medarbetarna i hemtjänsten. Därför skapar man kontrollsystem som följer upp medarbetarnas arbete. Man delar in arbetet i olika aktiviteter som man sedan följer upp (t.ex. hjälp med frukost, hjälp med toalettbesök, hjälp med promenad, etc.), ju fler aktiviteter medarbetarna hinner utföra under sin arbetsdag ju bättre siffror blir det i månadsuppföljningen. Bakom detta ligger ett mer grundläggande antagande om att ju mer man fokuserar på omkostnader ju bättre koll har man på dem. Eftersom det torde vara effektivare att funktionalisera arbetet bygger man därför upp en organisation där några personer tar emot ansökan och specificerar hjälpen, andra planerar arbetet genom s.k. dagsscheman för de anställda, medan undersköterskorna ”på golvet” bara ska följa “planen”.

På ledningsnivå fokuserar man på att optimera resursanvändningen i tron att man på så vis får ut det mesta möjliga av skattebetalarnas pengar.

Vem motsäger sig detta, det vill säga ambitionen att få ut det mesta av våra skattepengar. Intentionerna är goda, men vad händer om förväntningarna inte överensstämmer med konsekvenserna? För tänk om, man mycket väl kan lita på medarbetarna och därmed ge dem ansvaret för planering och genomförande av deras eget arbete? Tänk om konsekvensen av att dela in arbetet i funktioner och aktiviteter leder till att du får mer aktivitet men samtidigt producerar mindre värde för kunderna? Tänk om konsekvensen av att fokusera på kostnader är att de stiger?

Nedan presenteras ett urval av exempel på vad vi hittills lärt oss genom att studera hemtjänsten som ett system.

I systemet finns ett starkt fokus på tid. Vi identifierade vid ett tillfälle sju olika typer av tid som man försökte kontrollera. Ingen av dessa visade sig överensstämma med den tid det faktiskt tog att utföra arbetet (och därmed den enda som är relevant för planeringen). När man hade specificerat, planerat och optimerat tiden, så att varje medarbetare hade ett färdigt dagsschema, så överensstämde det aldrig med verkligheten. Detta ledde till att medarbetarna alltid fick lägga ner ytterligare arbete för att rätta till sina scheman innan de kunde börja arbeta.

Medarbetarna identifierade även mellan 30-50% icke-värdeskapande efterfrågan i sitt system (kontakter från medborgarna som uppstod som en följd av att äldreomsorgen inte gjort något eller inte gjort rätt), vilket gjorde att medarbetarna ständigt upplevde resursbrist. När vi studerade antalet personer som besökte de äldre under en månad, lärde vi oss att det i genomsnitt låg på cirka 25 olika personer. Det förekom fall där antalet besökare uppgick till 60 stycken. Den dåliga kontinuiteten förklaras delvis av att man använder mellan 20-30% av personalkostnaderna i form av vikarier Verksamheten har mer koll på antalet “äldreomsorgstimmar” som levereras, än hur många och vilka personer de hjälper. Fokus på produktivitet överskuggar effektivitet, att göra mycket istället för rätt.

Syftet med äldreomsorg, ur medborgarnas perspektiv är: “Ge mig det stöd jag behöver, så jag kan ta hand om mig själv och uppnå livskvalitet”. Lärdomarna från Sundsvall visade att hävstången för att uppnå syftet inom äldreomsorgen är att det finns kontinuitet bland personalen som hjälper, vilken hjälp som ges och hur ofta hjälpen ges.

När det rådande systemet för svensk äldreomsorg designades stod produktiviteten och inte medborgaren i fokus. Följden har blivit att det som visar sig vara viktigast för den äldre medborgaren, nämligen kontinuitet, är det systemet är sämst på att leverera.

Vi har lärt oss att det finns fantastiska anställda inom äldreomsorgen, som ständigt tar ansvar för att hjälpa de äldre på bästa sätt. Konstant blir de dock begränsade av det nuvarande systemet. De som bäst kan planera arbetet, i en verklighet som ständigt förändras och där variationen i de äldres behov varierar kraftigt, är de som är närmst arbetet. Designar man arbetet utifrån kontinuitet minskar andelen icke-värdeskapande efterfrågan och den tid det tar att hjälpa har empiriskt visat sig inte ta längre tid. Arbetet upplevs som mer meningsfullt och bättre för såväl de äldre som för personalen. Sjukfrånvaron minskar markant och hittills visar det sig att kostnaderna för det nya systemet inte är högre utan potentiellt mycket lägre.

Det nya systemet fokuserar på syftet utifrån medborgarens perspektiv. Resultatet blir mer värde och ett bättre utnyttjande av skattepengar.

I Sundsvall har ett mindre område i hemtjänsten visat att man kan förbättra såväl service, trivsel och kostnader samtidigt. När rykten om detta arbete nådde Svenska Innovationsrådet, flög representanter till Sundsvall för ett besök. En grupp undersköterskor från hemtjänsten föredrog under 1,5 timme för ledande chefer, politiker och strateger om hur de förändrat systemet och vilka resultat de uppnått genom att göra så. Innovationsrådet var både imponerade och förbluffade. Det de såg, var för dem, en ovanlig syn.

Faktum är att detta var en helt vanlig grupp medarbetare. Det ovanliga är dock att de fick möjlighet att göra vad de sedan länge haft förmågan att göra, om bara förutsättningarna funnits där.

Läs gärna den FOU-rapport som ingående beskriver lärdomarna från Sundsvall, ladda ner den från vår hemsida.

Med vänliga hälsningar

Vanguard Sverige

2013-03-27